Texte und Bilder richtig vorbereiten – ein Leitfaden

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Wer Texte und Bilder zur Veröffentlichung bereit stellen will oder muss, z. B. für ein Magazin, für einen Prospekt oder für eine Anzeige, macht sich in der Regel keine Gedanken darüber, was die Agentur, der Verlag oder das Grafikstudio brauchen. Dementsprechend mangelhaft ist häufig das Material, mit dem wir zu kämpfen haben. Dabei könnte man sich viel Zeit, Geld und Ärger ersparen, wenn man einige Regeln berücksichtigt.

Für ein Magazin, das wir seit Jahren produzieren, haben wir den Autoren, die alle keine Journalisten sind, einen kleinen Leitfaden an die Hand gegeben, der den Laien jedoch sicherlich hilfreich ist.

Textgestaltung: Formulieren statt kopieren!

Eine Stoffsammlung, PowerPoint-Präsentation oder der Auszug aus einem Schreiben oder gar nur die Information selbst kann kaum veröffentlicht werden. Benötigt wird ein ausformulierter Text mit einer Überschrift und mit allen relevanten Angaben wie Ort, Zeit, Anlass und Autor des Artikels. Wenn im Text Namen genannt werden, so sollte man den Vornamen mit aufführen, jedoch die Höflichkeitsformen „Herr und Frau“ weglassen. Das ist journalistischer Brauch.

Im Sinne der guten Lesbarkeit sollten längere Texte durch Zwischenüberschriften unterbrochen werden. Wir machen das während des Layoutens sowieso, aber es ist immer besser, wenn der Autor seine eigenen Zwischenüberschriften formuliert.

Textformatierung: Layout ist Sache des Grafikers!

Wir arbeiten mit dem Layout-Programm InDesign. Dabei werden importierte Texte nach unseren Layout-Vorgaben neu formatiert. Hier ist ein sauberes Arbeiten im Textprogramm wichtig! Übrigens liefern fast alle gängigen Textprogramme verwendbare Dateien. Beim Texterstellen bitte folgendes beachten:

Grammatik- und Rechtschreibprüfung benützen – mindestens, am besten aber den Text vor Ablieferung von Dritten durchlesen lassen.

Keine doppelten nichtdruckenden Zeichen und Befehle (Leerzeichen, Tabs, Absätze) verwenden.

Kein manueller Mehrspaltentext wie z. B.:
Text1      Text2
Text3      Text4
(Das muss im Satz mühsam Wort für Wort auseinandergenommen werden!)

Keine Textrahmen verwenden.

Keine manuellen Trennungen (!!!!!)

Wenn irgend möglich, bitte keine Bindestriche ( – ) setzen, wo Gedankenstriche ( – ) gemeint sind. Das gilt natürlich auch umgekehrt!

Texte in Word oder anderen Textprogrammen liefern – nicht als PDF!

Bild und Bildunterschrift: Groß, scharf und eindeutig benannt!

Bilder lockern die Texte auf – aber nur wenn sie auch ansehnlich und aussagekräftig sind. Sicher kann aus mancher verunglückten Aufnahme noch etwas herausgeholt werden, aber das sollte wirklich nur in Notfällen geschehen. Das bedeutet, bereits eine Vorauswahl zu treffen:

Unscharfe Bilder bitte aussortieren.

Lieber zu dunkle als zu helle Fotos nehmen, zu dunkle kann man eventuell aufhellen, zu helle nur wegwerfen.

Fotos separat liefern, nicht in Text eingebunden!

An die Art der Veröffentlichung denken! Wenn die Fotos gedruckt werden müssen, bedeutet dies, dass Bilder für den Druck mit 300 dpi (Linien pro Inch) eine sechzehn Mal so hohe Datenmenge erfordern wie für das Internet (72 dpi). Daher: Fotos aus einer Digitalkamera bitte nicht verkleinern. Auch beim Einscannen von Grafiken und Bildern auf die Auflösung achten.

Nötig ist eine eindeutige Bildunterschrift, Hinweise im laufenden Text reichen bei der Vielzahl der vorliegenden Dateien oft nicht aus. Bei mehreren Bildern sollte eine entsprechende Legende mit den Bildunterschriften und Dateinamen beigefügt sein, bzw. die Bildunterschrift bereits als Dateinamen verwendet werden.

Copyright-Hinweis: Erlaubnis vorausgesetzt!

Fotos unterliegen dem Urheberrecht. Wir müssen davon ausgehen, dass die Veröffentlichung aller uns eingesandten Fotos für den bestimmten Zweck erlaubt ist. Ebenfalls müssen wir davon ausgehen, dass eventuell abgebildete Personen der Veröffentlichung zugestimmt haben. Nur bei größeren und vor allem öffentlichen Veranstaltungen ist dies nicht notwendig. Für andere Fälle liefern wir gerne eine vorgefertigte Erklärung, in der abgebildete Personen Ihr Einverständnis zu Veröffentlichung erklären können.

Fotos aus dem Internet dürfen auf keinen Fall verwendet werden – Ausnahme ist Wikipedia, wenn dort eine entsprechende Nutzungserlaubnis beschrieben wird.

Grafiken und Schaubilder: Im Original oder als PDF oder EPS liefern!

Grafiken und Schaubilder, die ja zumeist eine Kombination aus Linien und Text bilden, sollten möglichst im Original oder als PDF oder EPS geliefert werden. Nur so ist gewährleistet, dass eine hochaufgelöste Wiedergabe im Druck erfolgen kann. Wenn der Autor z. B. PowerPoint-Folien bereits in ein Bild (JPEG, BITMAP, TIF o. ä.) umgewandelt hat, um sie in einem Textverarbeitungsprogramm benutzen zu können, werden sie auch im Druck nur wie Bilder behandelt. D. h. Texte und Linien sehen nicht sauber aus, sondern haben kleine Treppen.

Dateinamen: Eindeutige Bezeichnungen erleichtern die Zuordnung!

Bild- und Textdateien sollten eindeutige und unverwechselbare Bezeichnungen haben. Im Layoutprogramm werden nämlich Fotos und Grafiken in der Regel nicht eingebettet, damit die Datei nicht zu groß wird. Mit der Datei abgespeichert werden nur Vorschaubilder, die mit dem Original verknüpft sind. Häufig liegen die Originalbilder an verschiedenen Orten und werden erst bei der Erstellung der Druckdatei zusammengeführt. Da kann man sich schnell mal vertun. Stellen Sie sich nur vor, bei der Zeitungsproduktion wird Ihre Datei „Anzeige.pdf“ durch die gleichnamige Datei aus der Vorwoche ersetzt! Gerade wenn der Zeitdruck hoch ist und die Produktionsweise automatisiert, sind solche Fehler nämlich nicht selten. Also lieber gleich eine eindeutige Bezeichnung, dann kann nichts passieren.